Registrierkassenpflicht und Belegerteilungsverpflichtung

Seit dem 1.1.2016 gelten für Unternehmen neue steuerrechtliche Bestimmungen.

 

REGISTRIERKASSENPFLICHT zur REGISTRIERKASSENVERORDNUNG (kurz "RKSV")

Unternehmen haben zur Einzelerfassung der Barumsätze zwingend* ein elektronisches Aufzeichnungssystem (Registrierkasse) zu verwenden, wenn

• der Jahresumsatz je Betrieb € 15.000,-- und
• die Barumsätze dieses Betriebes € 7.500,-- im Jahr überschreiten.

 

"Barzahlung/Barumsätze" beinhalten in diesem Fall:

• Bargeld ("Cash")
• Zahlungen mit Kreditkarte
• Zahlungen mit Bankomatkarte
• Zahlungen mittels Gutschein

 

*Ausnahmen / Erleichterungen lt. § 131 Abs. 4 BAO für:

• Umsätze im Freien - zuvor "kalte Hände Regelung" bis 30.000 Euro/Jahr
• bestimmte Umsätze von Körperschaften ("kleine Feuerwehrfeste")
• Umsätz in z. B. Alm- oder Ski-Hütten bis 30.000 Euro/Jahr, Kantinenumsätze eines gemeinnützigen Vereins bis 30.000 Euro/Jahr
• Buschenschankumsätze wenn diese max. 14 Tage im Jahr geöffnet haben bis 30.000 Euro/Jahr
• Waren- und Dienstleistungsautomaten mit Einzelumsatzgrenze bis 20 Euro
• Fahrausweisautomaten
• Onlineshop / Webshop

 

 

Belegserteilungspflicht

Für jedes Unternehmen in Österreich besteht darüber hinaus die Verpflichtung, bei Barzahlungen einen Beleg zu erstellen und dem Käufer auszuhändigen. Bei Erreichen oder Überschreiten der og. Grenzen zur Registrierkassenpflicht auch in elektronischer Form (sonst z. B. mittels händischem Paragon); Ausnahmen durch die kalte Hände Regelung möglich.

Darüber hinaus müssen die Registrierkassen ab dem 1.4.2017 auch über eine spezielle technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die die Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen sicherstellt. 

 

Der Beleg muss dabei mindestens folgende Angaben enthalten:

 

1. den Namen des Verkäufers

2. eine fortlaufende Belegnummer

3. das Datum der Belegausstellung

4. die Menge und die "handelsübliche Bezeichnung" der gelieferten Waren oder der Leistung

5. den Zahlungsbeleg

Zusätzlich ab 1. April 2017:

6. die Kassenidentifikationsnummer

7. die Uhrzeit

8. die Aufsplittung des Betrages nach Steuersätzen und eine maschinenlesbare Signatur (QR Code);

diese werden nicht durch die BAO, sondern durch die Registrierkassenverordnung (kurz "RKSV") vorgeschrieben.

 

Die Nummer 4 kann auch durch einen Verweis auf ein anderes Dokument erfüllt werden, wenn im Beleg auf dieses Dokument hingewiesen wird (Beispiel: "lt. Rechnungs Nummer 012345").

 

ÄNDERUNGEN mit der RKSV 2017 ab 01.04.2017:

Folgende Änderungen treten mit 1. April 2017* bezüglich der RKSV in Kraft:

• Vorgeschriebener Hardware-Manipulationsschutz
• Jeder Beleg muss digital signiert werden (erkennbar auch für den Kunden am eingefügten QR Code)
• Datenerfassungsprotokoll ist automatisch mitzuführen
• Umsatzzähler ist mitzuschreiben
• Kassen müssen angemeldet werden, aber: KEINE Online-Verbindung zum Finanzamt nötig

(Stand: 01.03.2017)

Das bedeutet JEDE Kasse muss ein Update erhalten. Denn die völlig neuen Anforderungen wie Datenerfassungsprotokoll, ein Umsatzzähler oder auch die Signierung mit der Sicherheitseinrichtung muss gewährleistet sein und kein Kassensystem erfüllt die RKSV ohne Änderungen.

 

Folgende sieben Informationen müssen übrigens ab 1. April 2017 im QR-Code gespeichert werden (hierfür ist der Kassenhersteller verantwortlich):

1. Kassenidentifikationsnummer

2. Fortlaufende Nummer des Barumsatzes

3. Datum & Uhrzeit der Belegausstellung

4. Betrag der Barzahlung

5. Stand des Umsatzzählers

6. Seriennummer des Signaturzertifikates

7. Signaturwert des vorigen Umsatzes

 

Nur dann ist die Belegausstellung korrekt erfolgt und Sie haben keine Konsequenzen zu fürchten.

Der QR-Code ist übrigens mit einer "AES-256"-Verschlüsselung gesichert. Ein derzeit auch vom US-Militär verwendete Standard. 

(Das ist auch der Grund warum der Schlüssel bei der Registrierung bei FinanzOnline hinterlegt werden muss; denn sonst hätte selbst das Finanzamt bei einer Prüfung nicht die Möglichkeit die, im Zuge dessen mitgenommenen Daten - diese müssen von Ihnen auf elektronischem Wege zur Verfügung gestellt werden, zu entschlüsseln.

 

Nähere Information dazu können Sie auch auf der Webseite der Wirtschaftskammer Österreich (WKO) nachlesen:

https://www.wko.at/Content.Node/branchen/vbg/Tourismus_und_Freizeitwirtschaft/Manipulationsschutz-fuer-Registrierkassen.html

 

Selbstverständlich wurden unsere Kassen bereits angepasst und entsprechen damit auch der RKSV zum 1.4.2017!

Mittels der "BMF Belegcheck"-App, siehe Screenshot unterhalb, bekommt man beim scannen des QR-Codes vom ersten Starbeleg auch als Kunde direkt die Rückmeldung ob die eigene Registrierkassa dem Stand der Dinge entspricht. Ist dem nicht so wird ein rotes Kreuz angezeigt und im entsprechenden Bereich Ihres FinanzOnline Zuganges wird die Ausgabe "Fehlerhaft" sichtbar. In diesem Fall sollten Sie sich unbedingt mit Ihrem Kassenhersteller bzw. -Lieferant in Verbindung setzen!

 

 

Um unsere Kunden, und alle die es werden wollen, bestmöglich zu unterstützen bieten wir selbstverständlich auch die nötigen Sicherheitseinrichtungen an. Mittels Faxformular, unterhalb downloadbar, ist diese jederzeit bestellbar (und bei Bedarf richten wir Ihnen diese auch ein). 

Benötigt wird PRO KASSA 1 Lesegerät (entweder das Lesegerät in USB-Stick-Form oder die Bridge) sowie 1 aktivierte Karte.

(Zur Zeit gibt es 3 Kartenhersteller: A-Trust / GlobalTrust / PrimeSign. Wir haben uns für unsere Kunden für die Beste und gleichzeitig günstigste Variante entschlossen: A-TRUST)

Mit DESC auf der sicheren Seite:

 

Unterschiedliche Bedürfnisse - unterschiedliche Möglichkeiten!

DESC hat mehrere Varianten, auch für die Registrierkassenpflicht, für Sie im Portfolio. So ist für jede Unternehmensgröße die richtige Auswahl möglich: egal ob Einzelkämpfer oder Großkonzern mit mehreren Filialen!

Wir beraten Sie gerne - geben Ihnen hier aber schon einen kurzen Einblick:

 

 

Als Distributor der Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung büro⁺ haben wir uns für Sie stark gemacht und die bereits in der Software beinhaltete Kassa finanzamttauglich gemacht.

Bis zu 10 Kassen sind ohne Mehrpreis enthalten und selbstverständlich können auch die entsprechenden Layouts (ein Kassenbeleg kann auch Werbung bedeuten!) individuell auf Ihre Bedürfnisse und Anforderungen angepasst werden.

So kann alles innerhalb der Warenwirtschaft bearbeitet werden und auch sämtliche Auswertungen, Lagerberücksichtigungen sowie der Ein- und Verkauf werden wie gewohnt darüber gesteuert! Bequem und sicher wie immer.

Und sollten Sie noch keine Software haben oder einen Umstieg erwägen:

der Einstieg beginnt bereits ab 39.- Euro im Monat! Gerne erstellen wir Ihnen hierzu ein persönliches Angebot!

 

Weitere Informationen finden Sie sowohl bei der WKO Österreich als auch den betreffenden Seiten des Bundesministeriums für Finanz (BMF):